ワークフローEXは豊富なワークフロー機能をサポートしています。また、それらの機能は承認ステップごとに有効/無効を制御(管理者設定)することができます。
ワークフローEXのワークフロー機能を次の表にまとめます。それぞれの機能項目とその結果状態、操作できるユーザーを示します(○:操作可能|-:操作不可)
| 機能項目 | 備考 | 結果状態 | 申請者 | 承認者 | 回覧者 | 
| 新規 | 新規にドキュメントを作成します。 | 下書き | ○ | - | - | 
| 引用 | 完了ドキュメントから新しい申請ドキュメントを作成します。 利用者により変更された経路の再利用なども可能です。 | 下書き | ○ | - | - | 
| 申請 | 
 | 進行中 | ○ | - | - | 
| 引き戻し | 申請、承認後のドキュメントを引き戻します。 | 下書き/申請者 承認前/承認者 | ○ | ○ | - | 
| 取り下げ | 進行中のドキュメントを取り下げます。 | 完了 | ○ | - | - | 
| 一時保存 | 作成中のデータを途中保存します | - | ○ | ○ | - | 
| 承認 | 
 | 進行中|完了 | - | ○ | - | 
| 条件付き承認 | コメントが必須の「承認」です。 | 進行中|完了 | - | ○ | - | 
| 差し戻し | 申請者、およびすべての操作者のいずれにも差し戻すことが可能です。 | 差し戻し/申請者 承認前/承認者 | - | ○ | - | 
| 却下 | 
 | 完了 | - | ○ | - | 
| 予定 | 進行中のドキュメントを参照します。 | - | - | ○ | - | 
| 引き上げ | 進行中のドキュメントを引き上げます。 | 進行中 | - | ○ | - | 
| 回覧 | 進行中のドキュメントを配布します。 | - | - | - | ○ | 
| 既読 | 回覧の既読を明示します。 | - | - | - | ○ | 
| 合議 | 後続ステップの参考情報として、複数のメンバが、「承認」、「条件付き承認」、「否認」を明示します。 | 進行中 | - | ○ | - | 
| 完了後編集 | 完了ドキュメントを編集します。 | 完了 | ○ | ○ | - | 
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