「メールで申請ー承認」 メールからの申請ドキュメントをワークフローに流入、メールで承認!

「メールdeワークフロー」は、メールでワークフローを実現する。シンプルで協力なソリューション。

メールdeワークフローの流れイメージ

「メールdeワークフロー」の5つのポイント

  • メールでワークフロー

  • メールでワークフローの写真
  • メールの送受信だけで申請や承認を実現します。 このため、導入の負担だけではなく、その使い方を覚える手間も軽減することができます。
  • どこでもワークフロー

  • どこでもワークフローの写真
  • メールソフトと添付ファイルを扱える環境さえあれば、PC、タブレット、スマートフォンの機種を問わず申請や承認が可能です。
  • 進行状況の確認

  • 進行状況の確認の写真
  • 任意のWEBブラウザから申請や承認の進行状況を確認することができます。
  • 安全な利用

  • 安全な利用の写真
  • 申請や承認の情報はサーバーサイドで権限を通して処理、一元管理されます。また、申請ドキュメントをメールの送受信において、パスワードつきのZIPファイルとして保護することもできます。
  • 業務システムへの
    データ連携

  • 業務システムへのデータ連携の写真
  • 申請、承認されたEXCELドキュメントの情報は、データベースに出力、蓄積することができます。(オプション機能)データベースに蓄積されたデータは、レポートデータとしてあるいは業務システムへの連携データとして活用するこも可能です。

主な機能

  • 1
    • メールで申請

    • メールで申請の写真
    • 申請は、申請ドキュメントをメールに添付し、送信するだけです。
      ①申請ドキュメントを作成
      ②メールソフトで新規メールを作成

      あて先:「メール de ワークフロー」側のメールアドレス
      添付ファイル:申請ドキュメント
      ③メールを送信
      ④申請完了メールを受信
      ⑤最終承認時には承認完了を受信
  • 1
    • メールで承認

    • メールで承認の写真
    • 承認者へ承認依頼メールが送られます。承認は、承認、差し戻しなどの処理名を件名に追記して送信するだけです。
      ①承認依頼メールを受信
      ②添付ファイルを開いて申請内容を確認
      ③返信で承認 メールを作成

      件名:処理名(承認、差し戻し)を先頭に追記
      ④メールを送信
  • 1
    • ZIPファイルに対応

      添付ファイルをZIPファイルに格納して、送受信することもできます。

    • ZIPファイルとガギの写真
    • ●パスワードつき ZIPファイル
      パスワードつきのZIPファイルを送受信することもできます。
      パスワードは管理者によって申請ドキュメントの種類(テンプレート)ごとに管理することができます。
      ●ワンタイムパスワード
      より安全な送受信のため、ワンタイムパスワードによる運営も可能です。ワンタイムパスワードは、ZIPファイルのパスワードをメールごとに自動生成し通知するものです。(初回申請時は管理パスワードを使用します。)
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    • ドキュメントビューワー(WEBアプリケーション)

    • ドキュメントビューワー(WEBアプリケーション)の写真
    • 申請者、および承認者は、ドキュメントビューワー(WEBアプリケーション)で申請や承認の進行状況を確認することができます。
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    • ワークフロースタジオ(Windowsアプリケーション)

    • ワークフロースタジオ(WEBアプリケーション)の写真
    • 管理者は、ワークフロースタジオ(Windowsアプリケーション)により人事データ、経路データなどを設定することができます。

システム構成

システム構成

(1.1)サーバー

サーバーには、Windowsサービス、Webサーバー、データベースシステム、およびワークフローエンジンを配信します。

構成項目 説明
Windowsサービス 申請、承認メールを受信
Webサーバー ドキュメントビューワー(Webアプリケーション)を稼働
データベースシステム ワークフローデータを管理
ワークフローエンジン ワークフローの実行・制御

(1.2)クライアント

クライアントでは、任意のメールソフト、オフィスソフト、およびZIPソフトを使います。 また、進行状況をドキュメントビューワー(Webアプリケーション)で確認します。

構成項目 説明
メールソフト 申請、承認メールを送信、および承認依頼メールの受信
オフィスソフト メールの添付ファイル(申請、承認ドキュメント)の編集(閲覧)
ZIPソフト ZIPファイルの解凍・圧縮
ドキュメントビューワー(WEBアプリケーション) 申請や承認の進行状況の確認

システム構成の図

動作環境

「メールdeワークフロー」の動作環境は次の通りです。

項目 動作環境
サーバー Windowsサービス Windows Server 2012 | 2012R2 | 2016 .NET Framework 3.5 Server Pack 1
Webサーバー IIS 7.0. | 7.5 | 8.0 | 8.5 .NET Framework 4.5.1
データベースシステム SQL Server 2012 | 2014 | 2016
ワークフローエンジン Knowlbo ワークフローEX
クライアント メールソフト 任意
オフィスソフト 申請 Microsoft Office 2010 | 2013 | 2016
承認 Microsoft Office ファイル表示出来る環境
ZIPソフト 任意
Webブラウザ Microsoft Edge | Chrome | Firefox | Safari | Internet Explorer 最新版のみサポート

関連製品

 

どこからでもメールで申請、承認

メールの利便性とワークフローの一元管理を両立する新しいワークフロー ツール

メールdeワークフローなら、取引先、外出先、スマートフォンからもワークフローが行えます。

メールdeワークフローは、メールの送受信とMicrosoft Officeファイルを開ける環境があれば、 特別なクライアント ソフトなしにメールで申請、承認を行うことができるワークフロー ツールです。

メールdeワークフロー つのポイント

Point.1
いつも使っているメールソフトから

普段お使いのメーラー、オフィスソフト、ZIPソフトがあれば申請・承認が行えます。 メールの送受信だけで申請や承認ができます。そのため新しいソフトを覚える手間を軽減でき、クライアントに専用のソフトも必要なく、導入の負担を軽減します。

Point.2
どこからでもワークフロー

ExcelやWordのファイルを閲覧、編集できるアプリがあれば、iPhoneやAndroidからもワークフローが行えます。 メールソフトとOfficeソフトさえあれば、Mac やスマートフォンからも申請、承認が行えます。単純な承認、差し戻しならメール ソフトだけでも可能。

Point.3
だれとでも申請、承認

メールだからインターネットを通したワークフローにも柔軟に対応できます 外部の取引先やThinクライアントなど、専用クライアントアプリケーションをインストールできない環境でも、メールを使ってワークフローを行うことができます。

Point.4
ワークフローが一望できる

Webブラウザで申請・承認状況を一望、一覧できます ブラウザから一覧で申請や承認の進行状況が確認できます。

Point.5
安全に使える

ZIPファイルに格納して送受信できるため、外部の取引先やインターネットを介したワークフローも安全に行えます ドキュメントをパスワードつきのZIP ファイルに格納して送受信できます。申請内容の盗み見や改ざんから保護できます。

データはワークフローエンジンで一元管理 申請や承認の情報は、すべてワークフロー エンジンによる権限管理を通じて処理、一元管理されるため、不正なユーザー、手順の操作から保護することができます。

機能一覧

メールで申請

作成した申請書をメールに添付して送信するだけで申請が行えます。

申請書類をオフィスソフトで作成してメールに添付して送信します。

① Officeソフトで申請書を作成

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② メールソフトを起動。新規メール作成

申請メールの入力内容
差出人 申請者のメールアドレス
宛先 メールdeワークフロー側のメールアドレス
添付 作成した申請書

件名、本文の入力は省略できます。

③ メール送信

④ 処理完了メールを受信

申請処理の成功通知メール

メールで承認

承認が必要な人へ承認依頼メールを送ります。

申請書類をオフィスソフトで確認し、承認結果を件名に書いて返信します。

① 承認依頼メールを受信

承認依頼メール

② 添付ファイルを開いて申請内容を確認

Excelで申請書の内容を確認

③ 返信で承認メールを作成

承認メールの入力内容
件名 処理名(承認、または差し戻し)を先頭に追記
添付 省略できます。

④ メールを送信!

⑤ 最終承認時、申請者に最終結果のメールが届きます。

承認結果メール

パスワードつきZIPファイルに対応

コンテンツファイル、および付随する添付ファイルを、パスワードつきのZIPファイルに格納して送受信できます。 パスワードが管理者によってドキュメントの種類ごとに定義できます。

申請者

所定のパスワードを使って、申請書をZIPファイルに格納して送信

承認者

所定のパスワードで添付されたZIPを解凍して申請書類を確認

ワンタイムパスワード

送受信するZIPファイルのパスワードを、メールごとに自動で生成します。 ワンタイムパスワードを利用すると、コンテンツファイル、および付随する添付ファイルを送受信する度に新しいパスワードが用いられるため、より安全に利用できます。

ワークフロービューア

ワークフロービューアの画面イメージ

管理者画面

人事データ

ワークフローEX スタジオの人事データにメールアドレスを設定する画面

パス設定

ワークフローEXのパスの設定にメール承認を送信する設定を行う画面

システム構成

システムの構成イメージ

メールdeワークフローは、サーバーとクライアントで構成されます。 サーバーには、Windowsサービス、Webサーバー、およびデータベースを配置します。Windowsサービスによって新着メールを監視します。WebサーバーによってワークフローエンジンのWebサービス、およびビューアWebアプリケーションを稼働させ、データベースシステムでワークフローデータを管理します。 クライアントは、任意のメールクライアントソフトと、コンテンツファイルを編集、または閲覧できるオフィスソフト、 ZIPファイルの解凍・圧縮ができるソフトを使って、申請や承認メールの送受信を行います。

動作環境

メールdeワークフロー の動作環境は次の通りです。

サーバー

Windowsサービス

Windows Server 2008 | Windows Server 2008 R2 | Windows Server 2012 | Windows Server 2012 R2

.NET Framework 3.5 SP1 | .NET Framework 4.5.1

クライアント

オフィス ソフト

Microsoft Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016

Microsoft Word 2007 / 2010 / 2013 / 2016

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