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メールでワークフロー
- メールの送受信だけで申請や承認を実現します。 このため、導入の負担だけではなく、その使い方を覚える手間も軽減することができます。
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どこでもワークフロー
- メールソフトと添付ファイルを扱える環境さえあれば、PC、タブレット、スマートフォンの機種を問わず申請や承認が可能です。
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進行状況の確認
- 任意のWEBブラウザから申請や承認の進行状況を確認することができます。
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安全な利用
- 申請や承認の情報はサーバーサイドで権限を通して処理、一元管理されます。また、申請ドキュメントをメールの送受信において、パスワードつきのZIPファイルとして保護することもできます。
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業務システムへの
データ連携 
- 申請、承認されたEXCELドキュメントの情報は、データベースに出力、蓄積することができます。（オプション機能）データベースに蓄積されたデータは、レポートデータとしてあるいは業務システムへの連携データとして活用するこも可能です。
主な機能
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メールで申請
- 申請は、申請ドキュメントをメールに添付し、送信するだけです。
①申請ドキュメントを作成
②メールソフトで新規メールを作成
あて先：「メール de ワークフロー」側のメールアドレス
添付ファイル：申請ドキュメント
③メールを送信
④申請完了メールを受信
⑤最終承認時には承認完了を受信
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メールで承認
- 承認者へ承認依頼メールが送られます。承認は、承認、差し戻しなどの処理名を件名に追記して送信するだけです。
①承認依頼メールを受信
②添付ファイルを開いて申請内容を確認
③返信で承認 メールを作成
件名：処理名（承認、差し戻し）を先頭に追記
④メールを送信
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ZIPファイルに対応
添付ファイルをZIPファイルに格納して、送受信することもできます。
- ●パスワードつき ZIPファイル
パスワードつきのZIPファイルを送受信することもできます。
パスワードは管理者によって申請ドキュメントの種類（テンプレート）ごとに管理することができます。
●ワンタイムパスワード
より安全な送受信のため、ワンタイムパスワードによる運営も可能です。ワンタイムパスワードは、ZIPファイルのパスワードをメールごとに自動生成し通知するものです。（初回申請時は管理パスワードを使用します。）
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ドキュメントビューワー（WEBアプリケーション）
- 申請者、および承認者は、ドキュメントビューワー（WEBアプリケーション）で申請や承認の進行状況を確認することができます。
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ワークフロースタジオ（Windowsアプリケーション）
- 管理者は、ワークフロースタジオ（Windowsアプリケーション）により人事データ、経路データなどを設定することができます。
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システム構成
システム構成
（１.１）サーバー
サーバーには、Windowsサービス、Webサーバー、データベースシステム、およびワークフローエンジンを配信します。
| 構成項目 | 説明 |
|---|---|
| Windowsサービス | 申請、承認メールを受信 |
| Webサーバー | ドキュメントビューワー（Webアプリケーション）を稼働 |
| データベースシステム | ワークフローデータを管理 |
| ワークフローエンジン | ワークフローの実行・制御 |
（１.２）クライアント
クライアントでは、任意のメールソフト、オフィスソフト、およびZIPソフトを使います。 また、進行状況をドキュメントビューワー（Webアプリケーション）で確認します。
| 構成項目 | 説明 |
|---|---|
| メールソフト | 申請、承認メールを送信、および承認依頼メールの受信 |
| オフィスソフト | メールの添付ファイル（申請、承認ドキュメント）の編集（閲覧） |
| ZIPソフト | ZIPファイルの解凍・圧縮 |
| ドキュメントビューワー（WEBアプリケーション） | 申請や承認の進行状況の確認 |
動作環境
「メールdeワークフロー」の動作環境は次の通りです。
| 項目 | 動作環境 | ||
|---|---|---|---|
| サーバー | Windowsサービス | Windows Server 2016 | 2019 | 2022 | |
| .NET Framework | 3.5 Server Pack 1 ＋ 4.6.2 以降 | ||
| データベースシステム | SQL Server 2014（2024/7/9まで） | 2016 | 2017 | 2019 | 2022 | ||
| ワークフローエンジン | Knowlbo ワークフローEX | ||
| クライアント | メールソフト | 任意 | |
| オフィスソフト | 申請 | Microsoft Office 2016 | 2019 | 2021 | |
| 承認 | Microsoft Office ファイル表示出来る環境 | ||
| ZIPソフト | 任意 | ||
| Webブラウザ | Microsoft Edge | Chrome | Firefox | Safari | 最新版のみサポート | ||
関連製品
メールの送受信だけで申請や承認ができます。そのため新しいソフトを覚える手間を軽減でき、クライアントに専用のソフトも必要なく、導入の負担を軽減します。
メールソフトとOfficeソフトさえあれば、Mac やスマートフォンからも申請、承認が行えます。単純な承認、差し戻しならメール ソフトだけでも可能。
外部の取引先やThinクライアントなど、専用クライアントアプリケーションをインストールできない環境でも、メールを使ってワークフローを行うことができます。
ブラウザから一覧で申請や承認の進行状況が確認できます。
ドキュメントをパスワードつきのZIP ファイルに格納して送受信できます。申請内容の盗み見や改ざんから保護できます。
申請や承認の情報は、すべてワークフロー エンジンによる権限管理を通じて処理、一元管理されるため、不正なユーザー、手順の操作から保護することができます。
