どこからでもメールで申請、承認

メールの利便性とワークフローの一元管理を両立する新しいワークフロー ツール

メールdeワークフローなら、取引先、外出先、スマートフォンからもワークフローが行えます。

メールdeワークフローは、メールの送受信とMicrosoft Officeファイルを開ける環境があれば、 特別なクライアント ソフトなしにメールで申請、承認を行うことができるワークフロー ツールです。

メールdeワークフロー つのポイント

Point.1
いつも使っているメールソフトから

普段お使いのメーラー、オフィスソフト、ZIPソフトがあれば申請・承認が行えます。 メールの送受信だけで申請や承認ができます。そのため新しいソフトを覚える手間を軽減でき、クライアントに専用のソフトも必要なく、導入の負担を軽減します。

Point.2
どこからでもワークフロー

ExcelやWordのファイルを閲覧、編集できるアプリがあれば、iPhoneやAndroidからもワークフローが行えます。 メールソフトとOfficeソフトさえあれば、Mac やスマートフォンからも申請、承認が行えます。単純な承認、差し戻しならメール ソフトだけでも可能。

Point.3
だれとでも申請、承認

メールだからインターネットを通したワークフローにも柔軟に対応できます 外部の取引先やThinクライアントなど、専用クライアントアプリケーションをインストールできない環境でも、メールを使ってワークフローを行うことができます。

Point.4
ワークフローが一望できる

Webブラウザで申請・承認状況を一望、一覧できます ブラウザから一覧で申請や承認の進行状況が確認できます。

Point.5
安全に使える

ZIPファイルに格納して送受信できるため、外部の取引先やインターネットを介したワークフローも安全に行えます ドキュメントをパスワードつきのZIP ファイルに格納して送受信できます。申請内容の盗み見や改ざんから保護できます。

データはワークフローエンジンで一元管理 申請や承認の情報は、すべてワークフロー エンジンによる権限管理を通じて処理、一元管理されるため、不正なユーザー、手順の操作から保護することができます。

機能一覧

メールで申請

作成した申請書をメールに添付して送信するだけで申請が行えます。

申請書類をオフィスソフトで作成してメールに添付して送信します。

① Officeソフトで申請書を作成

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② メールソフトを起動。新規メール作成

申請メールの入力内容
差出人 申請者のメールアドレス
宛先 メールdeワークフロー側のメールアドレス
添付 作成した申請書

件名、本文の入力は省略できます。

③ メール送信

④ 処理完了メールを受信

申請処理の成功通知メール

メールで承認

承認が必要な人へ承認依頼メールを送ります。

申請書類をオフィスソフトで確認し、承認結果を件名に書いて返信します。

① 承認依頼メールを受信

承認依頼メール

② 添付ファイルを開いて申請内容を確認

Excelで申請書の内容を確認

③ 返信で承認メールを作成

承認メールの入力内容
件名 処理名(承認、または差し戻し)を先頭に追記
添付 省略できます。

④ メールを送信!

⑤ 最終承認時、申請者に最終結果のメールが届きます。

承認結果メール

パスワードつきZIPファイルに対応

コンテンツファイル、および付随する添付ファイルを、パスワードつきのZIPファイルに格納して送受信できます。 パスワードが管理者によってドキュメントの種類ごとに定義できます。

申請者

所定のパスワードを使って、申請書をZIPファイルに格納して送信

承認者

所定のパスワードで添付されたZIPを解凍して申請書類を確認

ワンタイムパスワード

送受信するZIPファイルのパスワードを、メールごとに自動で生成します。 ワンタイムパスワードを利用すると、コンテンツファイル、および付随する添付ファイルを送受信する度に新しいパスワードが用いられるため、より安全に利用できます。

ワークフロービューア

ワークフロービューアの画面イメージ

管理者画面

人事データ

ワークフローEX スタジオの人事データにメールアドレスを設定する画面

パス設定

ワークフローEXのパスの設定にメール承認を送信する設定を行う画面

システム構成

システムの構成イメージ

メールdeワークフローは、サーバーとクライアントで構成されます。 サーバーには、Windowsサービス、Webサーバー、およびデータベースを配置します。Windowsサービスによって新着メールを監視します。WebサーバーによってワークフローエンジンのWebサービス、およびビューアWebアプリケーションを稼働させ、データベースシステムでワークフローデータを管理します。 クライアントは、任意のメールクライアントソフトと、コンテンツファイルを編集、または閲覧できるオフィスソフト、 ZIPファイルの解凍・圧縮ができるソフトを使って、申請や承認メールの送受信を行います。

動作環境

メールdeワークフロー の動作環境は次の通りです。

サーバー

Windowsサービス

Windows Server 2003 | WIndows Server 2008 (x86/x64) | Windows Server 2008 R2 (x64)

.NET Framework 2.0 Service Pack 1

クライアント

オフィス ソフト

Microsoft Excel 2002(XP) / 2003 / 2007 / 2010 (すべてx86)

Microsoft Word 2002(XP) / 2003 / 2007 / 2010 (すべてx86)

お問い合わせ

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