ワークフローについて

KNOWLEDGE

ワークフローの基礎知識

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1.ワークフローとは?

ワークフローとは、企業の稟議や承認や決裁等の業務の一連のやり取りや手続きの流れを表したものを指しています。 基本的な業務では申請や承認や事務手続き等、関係者の間で様々な決まりの中でやりとりを行います。 また、条件によってはフローが複雑化していく場合もあります。 その業務の流れを図式化したものを「ワークフロー」といいます。

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2.ワークフローで出てくる問題点

ワークフローで業務の流れを図式化し、見直しをするだけで業務効率は向上しますが、実際の業務を紙やメール等で運用していると、下記のような問題が出てきます。

ワークフローイメージ

  • ・文書の保管と検索に時間がかかる
  • ・申請・承認の進捗状況がわからなくなる
  • ・毎回似たような書類を作成する為、時間がかかる
  • ・業務システムに再度入力する必要がある。
  • ・手作業での管理なので保管場所の確保等手間とコストがかかる

これでは、ワークフローの業務に追われ、肝心の仕事が進まない状況になってしまいます。
そこで、そんなことにならないように、ワークフローを効率化させたワークフローシステムを利用します。

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3.ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムについて

ワークフローシステムイメージ

ワークフローシステムとは、業務の流れを電子化・自動化したシステムです。
これまで、紙やメールや手作業で行っていた業務を業務を電子化することで、「各種申請」や「稟議」の作成・閲覧・承認などの業務負担を減らし、さらに「改ざん」や、「不正発見」等もでき、スピーディーかつスマートに業務を進めることができ、会社や組織に様々なメリットが生まれます。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムには様々な種類の機能ががあります。

  • ・申請書の作成、承認等のワークフローの自動化
  • ・現在の状況を「見える化」
  • ・以前作成した書類の再利用
  • ・スマホ等のどの端末からでも確認ができる。
  • ・書類の検索が容易

ワークフローシステムには様々な種類の機能ががあります。

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4.ワークフローシステム導入メリット

ワークフローシステムを導入することによって、下記のようなメリットが生まれます。

① ペーパーレス化(電子化)することで「コスト削減」

申請書を電子化することにより、電子捺印によって申請・承認でき、これまでの『紙』での決裁フローを簡単にペーパーレス化(電子化)することができ、コスト削減ができます。

② 業務フローの「見える化」

電子化により業務の流れと情報がすぐに簡単に見ることができ、どこまで進んでいるかを「見える化」し進捗状況を確認することで、業務効率を上げます。

③ 業務の「スピードアップ」

パソコンやスマホ等でどこからでも確認でき、申請や承認をする時の意思決定が早くなり、送った内容も自動的に開府されるので業務のスピードアップを図れます。

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5.ワークフローシステムについてもっと知りたい、利用したい

ワークフローシステムについて詳しく知りたい、利用したい方は下記をチェック。

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