FUNCTION機能一覧
ワークフローEX機能
※1 稟議書ファイルがExcelファイルの場合に有効です。
FUNCTION機能詳細
ワークフローEXは、電子稟議システムとして、申請、承認、閲覧、金額など条件による承認フローの制御、権限管理など、本格的なワークフロー機能を提供しています。
稟議書類や決裁履歴の情報を一元的に管理し、情報の「見える化」と「内部統制」ができます。
ワークフロー関連機能
| 機能項目 | 説明 |
|---|---|
| ワークフロー機能 | ワークフローＥＸは豊富なワークフロー機能をサポートしています。また、それらの機能はステップ（決裁フローの一地点）ごとに有効／無効を制御することができます。 |
| ステップにおける並行処理 | それぞれのステップには複数の承認者を設定することも可能です。 |
| 申請（起票）処理のサポート | 管理者により指定された優先的な申請帳票のアイコンからの選択 最後に申請された帳票を対象にした引用申請（新規作成） 個別に選択した帳票を対象にした引用申請（新規作成）も可能 |
| ワークフロー状態の確認 | 進行中のワークフローの状態（現在のステップ）はドキュメントの検索一覧、および選択ドキュメントの「ステップ一覧」で確認することができるため、情報の「見える化」と「内部統制」に寄与します。 |
| 承認者の変更 | ワークフローの経路は基本的にテンプレート別に定型的なものとなりますが、許可された範囲で後続の承認者のスキップや変更が可能です。 |
| 代理承認 | 申請、および承認について代理者を設定することができます。 代理設定では対象となるテンプレートや期間を指定することができます。 |
| メール通知 | ワークフローの状態の変化に対応して「承認依頼通知」、「完了通知」、「差し戻し通知」などの通知メールが配信されます。 |
| 経路の分岐(※1) | 経路（承認フローの進み方）は条件により分岐させることができます。 また、ワークフローＥＸはドキュメントの配布と収集を目的とした多分岐にも対応しています。 |
| テンプレート間の引き継ぎ(※1) | ワークフローＥＸはひとつのドキュメントの完了を受けて、これを別のテンプレートの申請に引き継ぐことができます。 |
ドキュメント管理機能
| 機能項目 | 説明 |
|---|---|
| コメントと添付ファイル | ドキュメントの主な情報にはコンテンツファイルのほか、「コメント」と「添付ファイル」があり、申請者はもちろん、承認者も追記することができます。 |
| 文書ファイル内容のプレビュー(※1) | それぞれのドキュメントのコンテンツファイル（文書ファイル）の内容は「中身情報」としてプレビューすることができます。 |
| ワークフローの履歴 | それぞれのドキュメントの履歴を簡単に確認することができます。 ワークフローの履歴はExcelブックとしてレポート出力することができます。 |
| ドキュメントの検索 | ワークフローＥＸはドキュメントの検索機能として、キーワードによる全文検索、ワークフロー属性による検索、およびデータ項目による検索をサポートしています。 |
| ドキュメントの閲覧 | ユーザーが参照できるドキュメントは、基本的にそのドキュメントの経路に自身が含まれるものに限定されますが、「閲覧権限」を設定することで、その範囲のドキュメントを参照することができます。 |
| ドキュメントの編集制御 | ワークフローＥＸはコンテンツファイル（文書ファイル）の編集制御として、「編集不可ステップ指定」、「PDF化指定」、「ドキュメント保護指定」、「データ入力制御指定」の４つの方式をサポートしています。 |
| コミュニケーションログ | ワークフローＥＸはドキュメントのワークフロー状態に依存しない利用者間のコミュニケーションを「コミュニケーションログ」機能としてサポートしています。 |
| ドキュメントの採番 | ワークフローＥＸはそれぞれのドキュメントにユニークなＩＤを採番することができます。 ワークフローＥＸにおいてユニークなＩＤには、申請時に採番される「申請ＩＤ」と決裁時に採番される「決裁ＩＤ」の２つがあります。 |
| ドキュメントへの署名(※1) | ドキュメントに対する申請や承認はワークフロー情報として管理されますが、申請者や承認者の部署や名前をコンテンツファイル（文書ファイル）に自動設定することができます。 |
データ管理・連携機能
| 機能項目 | 説明 |
|---|---|
| ドキュメントファイルのフォルダ出力 | ドキュメント（複数）のコンテンツファイルと添付ファイルをクライアントの任意のフォルダへ出力することができます。 |
| ＣＳＶファイル出力(※1) | 抽出されたドキュメントのコンテンツファイル（文書ファイル）のデータ値をＣＳＶ形式のファイルで出力することができます。（同一テンプレートのドキュメントを対象とします。） |
| マスタデータの引用(※1) | ワークフローＥＸは、新規のドキュメント作成時にサーバー上のＣＳＶファイルやＤＢデータを指定のシートに引用（充填）することができます。 |
システム関連機能
| 機能項目 | 説明 |
|---|---|
| 通信データの暗号化 | ワークフローＥＸにおける通信データは、httpsを利用することにより暗号化することができます。 |
| 保存データの暗号化 | 保存ファイルは通信データ同様の暗号化により、安全な運用をサポートしています。 |
| 管理データのアクセス権限 | ワークフローＥＸスタジオにおいて管理データはそれぞれのアクセス権限（参照権限と変更権限）により保護されます。 |
| 操作ログ | 管理者によるワークフローＥＸスタジオの操作、および利用者によるドキュメントエクスプローラの操作は、「操作ログ」として記録されます。 |
| 操作言語の多言語対応 | ワークフローＥＸの操作言語は多言語に対応できる設計となっています。 現在、日本語、英語に対応しています。 |
| 組織変更（人事異動）対応 | ワークフローＥＸの人事データには有効期間を設定することができます。 これにより組織変更などの事前設定が可能となるため、スムーズな人事異動を可能とします。 |
| ワークフロー設定 | ワークフローの経路はワークフローＥＸスタジオにおいてビジュアルに設定することができます。 テンプレートにおいて設定する帳票（文書ファイル）を利用期間により世代管理することができます。 |
※1 稟議書ファイルがExcelファイルの場合に有効です。
OPTIONオプション
承認の停滞などに対するリマインド通知や、メールによる申請や承認のサポート、モバイル端末からのアクセスのサポート、電子捺印、データ連携、分析、集計のための各種アダプタなど、業務システムのフレームワークとして様々な運用に対応する豊富なオプションを用意しています。
ワークフロー関連オプション
| 機能項目 | 説明 |
|---|---|
| メール申請 | ワークフローにおける申請処理を一般の電子メールにコンテンツファイル（文書ファイル）を添付することで実現します。 |
| メール承認 | ワークフローにおける承認処理を一般の電子メールの返信で実現します。 |
データ管理・連携オプション
| 機能項目 | 説明 |
|---|---|
| データ連携アダプタ(※1) | ワークフローＥＸはコンテンツファイル（文書ファイル）内の任意のデータを他のシステムへ受け渡すことができます。 |
| 自動申請タスク(※1) | ワークフローＥＸは他システムを起点とするワークフローにも対応しています。 連携システムから申請データ（ＣＳＶファイルと添付ファイル）を受け取り、これらのデータを申請文書ファイル（Excelファイル）に埋め込んで申請処理します。 |
| 駅すぱあと連携アダプタ(※1) | 交通費などの申請フォーム（Excelファイル）入力時に「駅すぱあと」と連携し、出発駅・到着駅から交通機関情報や運賃などのデータ入力をサポートします。 |
| J’sNavi Jr連携アダプタ | 「J’sNavi Jr連携アダプタ」オプションは、出張手配サービスのJ’sNAVI Jrと連携し、出張精算用の申請帳票の作成、および承認時の確認をサポートします。 |
| ＢＩツール連携 | 完了したデータはＢＩツールに連携し、分析することができます。 |
※1 稟議書ファイルがExcelファイルの場合に有効です。
