ワークフローの状態の変化に対応して「承認依頼通知」、「完了通知」、「差し戻し通知」などの通知メールが配信されます。
 
ワークフローEXのメール通知機能を次の表にまとめます。
それぞれの機能項目とその操作者、既定のメール通知先ユーザーを示します(@)。
| # | 機能項目 | 操作者 | 申請者 | 承認者(前) | 承認者|回覧者 | 承認者(次) | 承認者(先) | 
| 1 | 新規 | 申請者 | - | - | - | - | - | 
| 2 | 引用 | 申請者 | - | - | - | - | - | 
| 3 | 申請 | 申請者 | - | - | @ | - | - | 
| 4 | 引き戻し | 申請者 | - | @ | @ | - | - | 
| 承認者(前) | - | - | @ | - | - | ||
| 5 | 取り下げ | 申請者 | - | @ | @ | - | - | 
| 6 | 一時保存 | 申請者|承認者 | - | - | - | - | - | 
| 7 | 承認 合議(条件付き) | 承認者 | @ | @ | - | @ | - | 
| 8 | 差し戻し | 承認者 | @ | @ | - | - | - | 
| 9 | 却下 合議(否認) | 承認者 | @ | @ | - | - | - | 
| 10 | 予定 | 承認者 | - | - | - | - | - | 
| 11 | 引き上げ | 承認者(先) | - | - | @ | @ | - | 
| 12 | 回覧 | - | - | - | @ | - | - | 
| 13 | 既読 | - | - | - | - | - | - | 
| 14 | 合議(承認) | 承認者 | - | - | - | - | - | 
| 15 | 完了後編集 | 申請者|承認者 | - | - | - | - | - | 
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