［キーマンズネット］2006年7月18日掲載「Excelで簡単ワークフロー。見えない部分も鍛えてあります」

カテゴリ >> ワークフロー管理ソフト

掲載日：2006/07/18

Excelで簡単ワークフロー。見えない部分も鍛えてあります。「ワークフローEX」

SUMMARY

　“堅実なワークフローシステムを導入しやすく”
　「ワークフローEX」は、ExcelやWordで作成された既存の稟議文書をそのまま利用し、堅実なワークフローシステムを構築することが可能です。
導入時の負担を軽くし、運用面で使いやすいのはもちろんのこと、検索機能やデータ連携機能を持ち合わせることで、より堅実なシステムとなっています。
内部統制にも備えられ、セキュリティ面でも安心な本製品の実力を皆さんと共に検証いたします。

INDEX

	ワークフローシステムの導入をスムーズに。「ワークフローEX」
	スムーズな導入の後も実用的で安心な「ワークフローEX」

　「ワークフローEX」は、ExcelやWordで作成された既存の稟議文書を利用して、電子決裁を行うことができるドキュメントフローシステムです。現在ご利用の稟議文書をそのままシステムに組み込めるので、新たに稟議文書を用意する必要はありません。

　また、使い慣れたExcelが稟議文書となっているため、新しいシステムを導入する際に必要な教育コストについても削減することが可能です。稟議文書のフォーマットの変更や追加についても、自由に行うことができるため、もちろんプログラミングなしに、そして運用コストもかさむことなく安心して使い続けることができます。

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　既存のExcelによる稟議文書をそのまま利用することにより、システム導入の敷居を低くすることが可能な「ワークフローEX」ですが、実際にご利用される際の操作性や、運用面でのニーズにはどのように応えることができるのか、その実力を検証して行きたいと思います。

　ワークフローシステムを導入するメリットには文書管理という点も挙げられますが、稟議文書はどのように整理されているのでしょうか。

　「ワークフローEX」は、稟議文書の作成から申請、承認などを、使いやすいユーザーインターフェイスを追求した「ドキュメントエクスプローラー」で行います。
　画面デザインは、Windowsエクスプローラのようにツリーやリストによる一般的で使い勝手の良い表示形式で、普段使い慣れているメールソフトを操作する感覚に近づけてあります。稟議文書は、メールソフトの受信箱や送信箱のように申請用フォルダ、承認用フォルダにそれぞれ状態ごとに格納されているため、自然な流れで申請や承認作業を行うことが可能です。
　文書の状態により画面デザインを色分けし、直感的に操作を行える工夫や、使用頻度や好みに合わせてフォルダの順番を入れ替えるなど、細やかなカスタマイズ設定ができることで、より使用感を高めています。
　また、Webベースのワークフローシステムに比べ、添付画像や文書をドラッグ＆ドロップで追加したり、ダブルクリックで稟議文書を開けるなど、操作性も優れています。

　稟議文書が蓄積されると、タイトルだけを頼りに過去の文書を探すのは困難になりますが、表示機能や充実した検索機能がそんな悩みも解決します。

　「ワークフローEX」は、表示対象の期間の設定や、一覧の各項目でのソートにより、目的の稟議文書を見つけやすくしています。
　一般的なワークフローシステムには稟議文書を添付ファイルとして扱い、その内容の検索までは実現できていないものが大半ですが、「ワークフローEX」では、Excel文書自体を稟議文書とするため添付する必要が無く、文書内のキーワード（稟議文書のタイトル、申請者、日付など）による検索も可能です。文書を探す時間が短縮できるので、日々の作業効率化にもつながります。

	ワークフローシステムを導入しても外出や出張が多く効率的に作業を行えないといった悩みをお持ちの方もいるでしょう。
	「ワークフローEX」では、オフラインで申請書の作成や、承認時の文書修正を行える機能を用意しています。オフライン作業を可能にすることで、移動中や空き時間、またネットワークのつながらない環境にいる場合でも作業を行えるので、作業を滞らせることなく、効率的に進めることができます。　また、携帯電話にて承認を行える機能の追加も決定しており、様々な場面において、作業を効率化させ、外出や出張が多い方でも安心してワークフローシステムを利用することができます。

	「ワークフローシステムを財務会計システムなど基幹システムと連携させたい。」そんな要望にお応えするため、「ワークフローEX」は、連携アダプタをリリースします。
	せっかくワークフローシステムを導入しても、財務会計など社内の基幹システムとの連携をすることができなければ、不完全なシステムとなってしまいますが、連携機能も兼ね備えているので一層安心です。　「ワークフローEX」は、使い慣れたExcel・Wordのユーザーインターフェイスに留まらず、基幹システムとの連携を実現することで、『手軽』でありながら『実用的で堅実』なワークフローシステムを構築することが可能です。

　文書管理を兼ねてワークフローシステムを導入しても、万が一のトラブルによりデータが損失するのでは、と言った不安の声もあるでしょう。
　「ワークフローEX」では、ファイルサーバにExcel・Word形式の稟議文書を管理しています。
（暗号化して保存することも可能です。）
これにより、システムに依存しない稟議文書を、個別に保管することが可能になり、またバックアップも簡単に行えます。万が一ワークフローシステムがダウンしても、データを簡単に取り出すことができ、もちろん稟議文書を単体で開くことも可能です。

	導入がスムーズに行われたとしても、全社単位で日常的に利用されるシステムは、メンテナンスの手間をご心配される方もいるでしょう。
	「ワークフローEX」では、サーバに最新バージョンのアプリケーションを配置することで自動的にクライアントでのバージョンアップが行われる、.NETのClickOnce機能を採用していますので、メンテナンスの手間を大幅に削減することができます。これにより、煩わしいバージョン管理や更新作業といったメンテナンス作業は不要となります。　また、「ワークフローEX」では、人事データはステージという機能により管理されています。ステージでは人事データに有効期間を設定することにより、同時に複数の人事データを保持することが可能です。この機能により、人事異動後のデータを事前に用意しておくことができ、異動日に合わせての緊迫した作業も必要ありません。異動前に提出された稟議文書については異動後も以前の人事データが有効となるため、安心です。