勤怠管理システムの導入効果を考える場合、現状の手作業がシステム化によりどう変わるか？をイメージすることが多いと思います。
視点を変えて、既に稼働しているシステムを手作業に置き換えるとどうなるか？を考えるとシステム化の効果がより明確になります。
システムでは、打刻はリアルタイムで勤務表に反映され、申請書も承認されたタイミングで、勤務表へ反映されます。
日々の残業時間は自動集計され、設定した閾値でアラートを送付します。
有給休暇は有効期限や残日数の管理、付与は予め設定した内容により、自動で実施されます。
勤怠管理システムでは当たり前に実施できることですが、これを手作業に置き換えて考えてみると、以下のようになります。
タイムカードを常に監視して、打刻がされたら勤務表へ転記します。
申請書は申請承認の状況を日々確認し、承認されていれば勤務表へ転記します。
毎日、残業時間の集計を行い、設定した閾値を超えている人に連絡を行います。
有休申請が提出される度に残日数の有無を確認し、承認されたら、有休管理簿に取得日と残日数を記載します。
毎月、有休付与者を確認し付与日数を算出し、管理簿へ反映します。
システムでは普通にできていることを手作業に置き換えると、あまりにも手間のかかる事になり、まとめて処理せざるを得ない状況になります。
まとめて処理するということは、処理された結果を知るタイミングが遅れる事になりますので、取返しのつかない結果になっている可能性もあります。
いかがでしたでしょうか。
手作業からシステムではなく、システムから手作業にすることを想定してみると、システム化の効果はより明確になるのではないでしょうか。
勤怠管理システムは、一度使うと手作業には戻れなくなりますよ。
