勤怠管理システムを導入する期待値として、管理の強化や業務の効率化と共に、「属人化の解消」もよくあげられる内容です。
しかし、勤怠管理の運用ルールが曖昧な状態でシステム化しようとすると、「属人化」がより進んでしまう可能性もありますので、ありがちなパターンをお伝えします。
ルールが曖昧なまま、システム化しようとすると、設定の内容に定まらない点が生じ、初期設定が不完全となります。
初期設定が不完全な状態で運用を開始すると、人が手作業で対応せざるを得ない点が生じ、個人の解釈で運用ルールが決まってきます。
個人の解釈による運用ルールが定着化すると、その人でないと分からない業務(作業)となり、俗に言う「属人化」の状態となります。
システム化すると属人化を解消できると考えがちですが、システムを利用した属人化が進むことも懸念されます。
システムを適切に運用する為には、勤怠管理の運用ルールを明確化し、要件定義としてシステムに設定する内容を定めるプロセスが非常に重要です。
運用ルールが曖昧な点は明確に定めることが必要です。
ルールを決めるには社内調整など、手間と時間がかかるものだと思いますが、そのプロセスを踏むことで、システム化の効果は飛躍的に高まります。
特に自社で初期設定を行う場合は、要件定義に時間を割いて対応していくことをお勧めします。
設定完了後には、しっかりとした動作検証もお忘れなく。
