勤怠管理システムを導入する際、初期設定が必要になります。
初期設定の内容を決めることを一般的に「要件定義」といい、システム化の成功可否を分ける重要な工程となります。
要件定義は、就業規則や労働時間管理の方法(変形労働制、フレックスタイム制など)、運用する申請書やその動作など、各社の状況に合わせた内容にする必要があります。
システムに対する期待値によっても、利用する機能や設定内容が異なってきます。
システム稼働直後の期待値と、運用がこなれてきた段階の期待値は変化していることが考えられるため、状況に合わせた調整が必要です。
管理の強化と業務の効率化を両立させるのが理想ですが、システム化の目的や現場の状況に合わせてバランスを決めていく必要もあります。
理想に近づけすぎても操作が複雑になり運用が難しくなりますし、業務の効率化を重視しすぎると管理がゆるくなってしまうことが懸念されます。
勤怠管理システムはあくまで道具ですので、その道具をどのように利用するかは各社で異なります。
絶対的な正解はありませんので、自社に適した要件を定義すべく検討してみてください。
運用が始まっている会社でも、現状に適したアラートの設定などでさらに活用できるかもしれませんよ。
