勤怠管理システムの導入でポイントになる要件定義のコツをお伝えします。
1.無駄を省く
勤怠管理システムの導入では、現状の業務プロセスをシステムで再現しようとします。
しかし、紙やExcelでの運用に最適化されたものであり、システムではあまり意味のないプロセスもあります。
システムに合わせた業務プロセスに変更できると、業務の効率化がより期待できます。
2.細部まで決める
システムで自動処理させるためには、処理のルールが明確に決まっている必要があります。
ルールが明確になっていないと、その処理をシステムに設定できず、手作業が残ります。
毎月発生する作業はすべてルール化し、初期設定によりシステムに反映できれば、手作業がなくなり、システムでの自動処理が可能になります。
3.人に任せない
人の判断が必要になる処理を多く残してしまうと、属人化してしまいますし、その処理にリアルタイム性がなくなります。
できる限り人が判断する内容を減らし、共通のルールでシステムが自動処理できるようにすることが理想です。
どうしても人が判断しなければいけない内容は、判断基準を明確にしておくことで、迷う時間を減らすことができます。
既に稼働しているシステムでも、環境の変化に合わせて、要件定義を行い、設定の追加や変更を行うことで、さらなる業務の効率化が期待できますよ。
