勤怠管理システムは、就業規則を前提に初期設定を行う。
ある意味正しいことではあるのですが、就業規則に書かれた情報だけでは、初期設定に必要な情報が把握できません。
就業規則は、勤怠管理における大まかな内容が書かれていますが、運用上の細かいルールは書かれていません。
例えば有給休暇、「与える」「取得する」と書かれていますが、どのような申請書を誰に提出し、誰が承認する、といった運用レベルでは書かれていないかと思います。
例えば時間外労働、「時間外手当を支払う」と書かれていますが、労働時間の管理方法、申請書の有無、承認者、承認条件など、運用に必要となる詳細は、記載がないと思います。
勤怠管理システムは、従業員の作業を効率化する為、細かい手順やルールを、あらかじめ設定しておく必要があります。
新しい働き方(フレックスタイムなど)を開始するタイミングで、システム化を検討したくなるのですが、就業規則からは、作業手順や運用上の課題が把握できない為、実用的な設定ができません。
システム化の前に、新たな働き方を開始し運用してみると、管理上の手間や課題、定型作業など、システムに移管すべき内容が見えてきます。
その内容を踏まえて、勤怠管理システムを検討すると、自社に合った製品を選ぶことができますし、現実的な初期設定が可能になります。
勤怠管理システムの導入は焦らず、慎重に進めてくださいね。
