2022年4月以降、勤怠管理システムの入替相談をお受けすることが増えてきたので、製品入替の判断基準をお伝えしたいと思います。
大前提として勤怠管理システムの入替はあまりお勧めできません。
理由は、現状の製品に従業員が慣れている為、製品入替に対する現場の反発や業務フローの変更などで、予想以上の負荷がかかる為です。
しかし以下のケースでは、製品入替の負荷より業務効率の効果が見込めるため、入替をお勧めしています。
(1)10年以上前のオンプレ製品を利用している場合
現在はクラウド製品が主流になっています。
法改正に伴うバージョンアップが容易、多様な働き方(在宅勤務等)への対応が容易、サーバー管理(老朽化に伴う入替等)が不要、導入費用が安価で規模の変化に対応可能、などなど、入替メリットがかなり高いです。
(2)製品のメンテナンスができなくなっている場合
・自社設定タイプの製品をお使いの場合
導入当時のメンバーが残っておらず、運用している製品の設定変更ができない。
(マニュアル確認や、メーカーサポートへの質問などで、修正対応ができそうな場合には、チャレンジしてみてください)
・メーカー設定タイプの製品をお使いの場合
メーカーとの信頼関係が壊れてしまい、サポートなどの不満が大きくなっている。
勤怠管理システムは、働き方の変化に合わせて設定を調整していかないと、手作業での対応が増えてきます。
その結果、タイムカードでの運用とさほど変わらない作業量になってしまいます。
上記のケースにあてはまる場合は、今使っている製品に見切りをつけ、別の製品を検討することがお勧めとなります。
