勤怠管理システムはルールが明確になった(定型化された)作業をシステムに移管することで、業務を効率化させるものです。
では、定型化された作業とは具体的にどういう状態か？を今回お伝えします。
※以下、定型化のサンプルとなります(内容の良し悪しは未考慮です)
<労働時間の計算>
・始業時刻前の打刻は始業時間から労働時間を計算する。
・終業時刻後の打刻は終業時刻までを労働時間として計算する。
・始業時刻後の打刻は打刻と始業の差を遅刻時間として計算する。
・終業時刻前の打刻は打刻と終業の差を早退時間として計算する。
・遅刻時間と早退時間は日々15分単位で切り上げて計算する。
<残業時間の計算>
・残業は残業理由と終了予定時刻を申請書により申請する。
・申請書が承認された場合、終業時刻から終了予定時刻までを
残業時間の計算対象とする。
・残業終了予定時刻後の終業打刻は終了予定時刻と終業時刻
の差を残時間として計算する。
・残業終了予定時刻前の終業打刻は終業打刻と終業時刻の差
を残業時間として計算する。
<割増対象時間の計算>
・1日の労働時間が8h以内の残業は、法廷内残業時間として計算する。
・1日の労働時間が8hを超えた残業は、法定外残業時間として計算する。
・1週間の起算日を日曜日とし、1週間40時間を超える労働時間は、
週40h超時間として計算する。
・週40h超時間が該当週の法定外残業時間を超える場合は、
週40h超時間と法定外残業時間の差を割増対象時間として計算する。
<労働時間のチェック>
・毎月15日が経過した時点で残業時間が20h以上の社員を把握し、
本人と上司に残業時間の抑止を通達する
<休暇管理>
・有給休暇は入社日から6か月後に10日付与し、以降1年毎に法定
通りの日数を付与する。
・付与する対象者は出勤率が80%以上の従業員とする。
・有給休暇の有効期間は付与日から2年間とする。
・有給休暇の取得は、申請書に取得希望日を記載し申請し承認を得る。
・有給休暇が取得された場合、有給休暇の残日数を減算し記録する。
上記に加え、休日勤務、代休、振替なども必要となります。
文字にするとかなり複雑になりますが、このレベルでの定型化が必要になります。(文章化の必要性は各社の判断になるかと)
要件定義(ルールが明確になっているかどうか)が業務の効率化に大きな影響を及ぼします。
とても大変な工程ですが、非常に重要です。
時間をかけて取り組んでくださいね。
