セミナーや相談で、勤怠管理システムと他のシステムとのデータ連携について、よく質問をお受けしますので、まとめてポイントをお伝えしたいと思います。
よくある質問
・給与計算システムとの連携性について
・人事データの連携性について
・API連携について
システム間の流れと情報の内容は以下になります。
人事→(社員情報)→勤怠→(勤怠情報)→給与
[質問] 給与計算システムとの連携性について
[回答] 給与計算システムに依存しない
勤怠管理システムは、既に動作している給与計算システムに合わせた勤怠情報を生成できるようになっています。
給与計算システムで取り込めるCSVファイルのフォーマットを勤怠管理システム側で生成できます。
その為、既存の給与計算システムを意識することなく、勤怠管理システムを選定頂いて問題ありません。
[質問] 人事データの連携性について
[回答] 社員情報は必要最小限である
勤怠管理システムで必要とする人事情報は、社員名、社員番号、入社年月日、メール(アラート利用)となり、必要最小限にとどめるのが一般的です。
組織や役職の情報は、勤怠管理特有の権限が生じる為、勤怠管理システムで独自に定義する必要があります。
一般社員がパートアルバイトの残業承認はできるが、有休や特別休暇の承認権限は店長とする。など。
その為、人事管理システムから連携できるデータは限られ、システム間でデータ連携をする必要性が低くなります。
[質問] API連携について
[回答] API連携は必ずしも必要としない
複数店舗で販売される商品の在庫は重複した引当ができないようにする必要があります。
在庫管理と販売管理のデータはリアルタイムで連携する必要があり、APIなどでシステム間連携が必須となります。
勤怠管理システムと連携するデータは社員情報や勤怠情報であり、1分1秒を争うものではありません。
社員の入社時や毎月〆後に1回連携できれば良いものです。
その為、API連携でなくともCSV連携等で十分目的を果たすことができます。
以上のことから、勤怠管理システムを選ぶとき、他のシステムとのデータ連携はあまり気にする必要はありません。
現状の勤怠管理システムは、独立性が高いシステムです。
