勤怠管理システムを稼働させるためには、初期設定を行う必要があります。
設定内容は業務要件をシステム要件に置き換えることで、決まりますが、その工程の考え方をお伝えします。
残業申請を例にしますと、業務要件は「残業には申請承認を必要とする」になります。
業務要件を細分化すると、
・残業申請がなければ、定時までの勤務とする
・残業申請が承認されたら、その時刻まで残業を許可するとなります。
システム要件に置き換えると、
・終業時刻後の打刻はカウントしない
・残業申請書が承認されたら残業時間へ計上する
・残業時間は承認された時刻までとする
となります。
エラー処理として、
・残業申請で申告した時刻と退勤打刻が異なる場合
・申請時刻より短い場合は打刻時刻までを計上する
・申請時刻より長い場合は申請時刻までを計上する
・申請時刻より長く、修正が必要な場合は再度申請する
・終業時刻と退勤打刻に乖離があり、残業申請がない場合
・残業申請忘れのアラートを出す
となります。
※終業時刻後は残業、法廷内残業を意識しない場合
システム要件とエラー処理が、設定する内容になります。
エラー処理は見落としがちなので、注意してくださいね。
上記は申請だけを例にしましたが、打刻や時間の丸め処理、休憩控除なども考慮して設定内容を決める必要があります。
文字にすると大変そうに思えますが、一度理解できると容易にイメージできるかもしれません。
勤怠管理システムの初期設定で参考になれば幸いです。
