私が企業担当者として勤怠管理システムを選ぶなら、次のようなステップで選びます。
１．解決したい課題は何か
２．自社で設定するかしないか
３．必要な機能があるか
４．従業員が使いやすいかどうか
各ステップについて解説していきます。
１．解決したい課題は何か
解決したい課題を明確にすると勤怠管理システムの必要性が分かります。
解決したい課題が、システム化により解決できるものであればシステムが必要ですし、そうでなければシステム化は不要です。
２．自社で設定するかしないか
この工程は、機能を確認した後に実施することが一般的だと考えられる人が多いと思います。
自社で設定を行う「自社設定タイプ」とメーカーで設定を行う「メーカー設定タイプ」とでは機能の確認方法が異なる為、この段階で決めておくと、機能確認や製品比較がしやすくなります。
外部に支払う初期費用を抑えるのであれば自社設定タイプ、初期設定を行う自信や時間がない場合は、メーカー設定タイプがお勧めです。
３．必要な機能があるか
メーカーが公開している機能表では確認できない点も多くある為、体験版やメーカー担当者への確認により、自社に合った運用ができるかどうかを把握する必要があります。
例えば、「休日勤務への対応可」となっていても、申請による休日勤務の許可、代休の付与時ルール、休日勤務手当用の時間計算など自社の運用に対応できない場合も多くある為です。
自社設定タイプの製品では、体験版を入手し、該当箇所の設定を行うことにより、自社にあった運用ができるかを確認します。
設定責任がお客様側になりますので、体験版などでの事前確認が非常に重要です。
メーカー設定タイプの製品では、メーカー担当者へ確認することで把握できます。
メーカー設定タイプの製品では、できないことをあらかじめ把握しておきたいと考えますので、機能確認は比較的容易です。
４．従業員が使いやすいかどうか
最終的な判断は現場の従業員が使いやすいものを選定すると製品稼働後もスムーズに進みます。
理想としては、前のステップ３で二製品ぐらいに絞り最終判断は現場に製品デモを見てもらうなどして、判断を委ねるぐらいが望ましと思います。
管理者として利用しやすいものでも、現場の従業員に使ってもらえないと成り立たないのが勤怠管理です。
以前は、必要性、機能確認、設定の有無、使いやすさの順番でお伝えしていたかもしれません。
現状では一定レベルを超えた製品の機能が充実してきており、表面的な機能では差がつかない為、今回の順番で検討するのが最良だと考えています。
勤怠管理と書かれている製品でも、一定レベルを超えていない製品も多いので、注意してくださいね。
