勤怠管理システムは、人事担当者が担っていた作業を、システムを利用することで従業員に分担させ、業務を効率化するものです。
従業員に作業を分担させるには、権限移譲が必要になります。
権限移譲が進めば進むほど、現場で完結する内容が増える為、システム化による効果は大きくなります。
では、権限移譲をするにはどうするか？
勤怠管理の業務プロセスを明確化し、ルールを定めることで、現場独自の判断要素が減り、権限を委譲しやすくなります。
そして、システムを導入することで、客観的な記録が保持されるため、委譲した権限を管理しやすくなります。
権限管理の一例として、有給休暇について考えてみます。
アナログ管理では、有休申請を人事担当者が受け取り、有休管理簿と照合し残日数を管理しているかと思います。
システム化すると、現場での残業申請（もしくは承認）時に自動で照合され、残日数が自動で管理されます。
現場の従業員から出された申請書の承認が上司で滞ていたり、却下されていたりすると、そのプロセスも記録されます。
いつ、だれが、どのような行動をとったかは、システムに自動で記録され、人事担当者は必要な時に確認できます。
勤怠管理システムを導入する際、業務プロセスを明確化し、曖昧な内容はルールを定め、定型化する必要があります。
ルールを定める際、システムを利用することが前提であれば、そのプロセスを後から追うことができる為、ある程度の権限を移譲しやすくなります。
繰り返しになりますが、勤怠管理システムを活用するには、勤怠管理の運用ルールの定型化と現場への権限移譲がポイントです。
初期設定の前に、一度、考えてみてはいかがでしょうか。
