勤怠管理システムは、導入から定着するまでは、非常に大変ですが、一度活用できてしまうと手放せないものになります。
2025年4月現在、電車では自動改札が当たり前になっています。毎日改札近くで切符を買って、駅員に切符を切ってもらうようなことは現実的ではないですよね。
勤怠管理に置き換えてみると、このようなことが日常的に行われていることが多くみられます。
タイムカードに打刻し、人事担当者が手作業で労働時間を集計しているような対応です。
月末には当月分のタイムカードを回収し、翌月のカードを準備したり、別に提出された申請書との突合したりも必要です。
電車の運賃管理も勤怠管理も、ルールが定められ、その処理は誰が実施しても同じ結果になるような作業です。
勤怠管理システムはクラウドで提供されるようになり、非常に安価で契約することができます。
ではなぜ、勤怠管理システムが使われないのか？
表面的には「初期設定がうまくできない」という理由が多くあります。その背景にはルールが曖昧になっている場合も少なくありません。
なんとなく、ケースバイケースで、それぞれの判断基準により処理していると、勤怠管理システムの初期設定はできません。
まずは、今のルールを明確にしてみてください。
曖昧な点があれば、ルールを決めてください。
その過程で問題があれば修正してください。
これを繰り返していると、勤怠管理システムに設定する内容が明確になってきます。
この作業がシステム導入における「要件定義」となります。
勤怠管理システムは一度活用できると手放せないものになります。
勤怠管理が手間だと感じている場合は、タイミングを見計らって、システム化にチャレンジしてみると、大きな変化があるかもしれませんよ。
タイミングの話は別の機会にしますね。
