勤怠管理システムを検討されているベテランの方向けに、システムの「今」と「昔」の違いについてお伝えします。
上司が年配者の場合は説明の際に参考になるかと思います。
現在、勤怠管理システムの常識は大きく変わっています。
＜オンプレとクラウド＞
現在の勤怠管理システムは、クラウドサービスとして提供
されることが主流です。
そのため、自社のネットワーク上にサーバーを設置し構築する必要はありません。メーカーが用意したサーバーでシステムが動作し、インターネットを通じて利用します。
また、クラウドシステムでも自社に合わせた柔軟な設定が可能です。以前の感覚で考えるカスタマイズも、標準機能で実現できることがほとんどです。
セキュリティ面でも、常にネットに接続されているシステムを自社で管理するより、クラウドサービスを利用して専門家に管理を任せたほうが、より安全だと考えられます。
＜打刻、集計、申請の統合＞
現在の勤怠管理システムは、打刻、集計、申請の機能が統合されています。
昔のシステムでは、タイムレコーダー（以下、打刻機）に保存されたデータをサーバーが定期的に収集し、その出退勤時刻を参考に従業員が始業終業時刻を入力していました。
これは労働時間が自己申告制であったためと考えられます。（※認識が違っていたら申し訳ありません）
現在は、打刻機からほぼリアルタイムでデータがサーバーに送信され、始業終業時刻は打刻時刻から自動で処理されます。
労働時間の集計も設定に従って自動で行われます。
また、残業申請や有休管理も標準機能として提供されており申請の内容が瞬時に勤務表に反映されます。
＜コスト＞
現状の勤怠管理システムは、クラウドサービスで提供されるため、サーバーの購入、設置にかかる費用、それに対する保守費用は不要です。(打刻機は購入する必要があります)
費用は月額利用料として人数に対する金額が設定されています。
その為、初期費用を大幅に抑える事ができます。サーバーの老朽化によるリプレイスも必要ありません。
初期費用がかかる場合、その大部分は自社の働き方に合わせた初期設定の作業費用です。
昔の感覚で今の勤怠管理システムを見ると、驚くほど安価で高度な機能が提供されています。
もし古いシステムを利用している場合は、現状のシステムに固執せず、ゼロベースで検討することで、新しい可能性が見えてくるかもしれません。
もし上司が年配者の場合、丁寧に説明し、理解を深めていただくことが必要かもしれません。
提供される機能と価格のバランスは、いい意味で昔の感覚では理解できないと思いますので。
