勤怠管理システムを導入することで業務が効率化するどころか、手間が増えてしまう場合がありますので、その一例をお伝えします。
勤怠管理システムでは、基準となる始業終業時刻を持ち、打刻の時刻と比較して労働時間を算出します。
土日休みで平日9:00〜18:00の場合、年間カレンダーにより基準時刻が設定される為、意識する事なく、勤怠管理システムを利用できます。
シフト勤務の場合、シフトにより出勤日、始業時刻、終業時刻、休憩時間などの基準時刻が決まります。
月初等のシフト登録によりシステムに設定されます。
現実的には、出勤予定が変更されることも多くあり、勤怠管理システムを運用するには、シフトの変更を都度、システムに反映させる必要があります。
基準時刻が違っていると打刻時刻との比較がずれ、正確な労働時間を算出できなくなる為です。
この「シフト変更の追随」がシステム化における最大の負担となります。
アルバイトが多い場合は、シフト登録はせずに、出退勤の打刻のみで、労働時間を算出することもできますが、遅刻早退の管理や打刻漏れのアラート、出勤率の算出など、犠牲になる点も多くあります。
シフト勤務の場合でも、変更が少ない現場では運用しやすいと考えられます。
勤怠管理システムの運用ができるかどうか、現場の担当者の意見で大きく異なる可能性があります。
製品検討の際は、現場担当者にも参加してもらえると、より現実的な検討ができるかと思います。
理解のある現場担当者の選出が成功の第一歩になるかもしれませんよ。
