まずは業務を適正化する
その後システム化する

勤怠管理システムを検討する際、「○○を変更したいので、システム化を検討している」という話をよく聞きます。

「システムを導入することで管理が楽になった」
「システムに合わせることで業務は適正化できた」

成功事例として、よく記載されている内容です。
結果としては、その通りなのですが、順番が異なります。

システムを導入したから管理が楽になったり、業務が適正化されるわけではありません。
適正な管理を実現するために発生する作業を、システムで処理させるから業務が楽になります。

業務を適正化する → その後システム化する
この順番で取り組むことで、システム化の効果を最大限に享受できると思います。

最後に、「システムに合わせた方が業務が効率化する」と言われますし、その通りだと思います。
ただし、システムに合わせるのは、管理方法ではなく、その手順です。

残業を例にお伝えします。

・残業は申請制にする（これは方法です）
・残業を行うには、残業の開始と終了を事前に上司へ申請し、承認をもらう
　さらに、残業終了時にも承認をもらう（これは手順です）

システムでは、残業開始時刻は自動で計算できるため、残業の開始時刻は申請書に含める必要がありません。
また、残業終了は退勤打刻で代用できるため、残業終了時の承認も省略することができます。

もし、開始時刻の申告や終了時の承認をシステムで実現しようとすると、余計な処理が増え、システム化の効果を半減させることになります。

残業申請が必要かどうかは、システムに関係なく判断する。
そして、申請の手順はシステムに合わせる。

これが「システムに合わせた方が業務が効率化する」と言われる理由です。

最後が長くなってしまいましたが、順番を間違えないでくださいね。