結論からお伝えすると、業務課題によって、改善できるケースと改善できないケースがあります。
<改善できるケース>
○ 定型化された作業量が課題になっている場合
決まったルールでの計算や確認など、ただの作業が面倒くさいと感じている業務は、勤怠管理システムにより改善可能です。
○ 不正が横行し管理を強化したい場合
タイムカードの不正打刻をなくしたい場合などは、生体認証での打刻(指紋や静脈、顔認証など)により、管理が強化できます。
<改善できないケース>
× ルールが明確でない業務(個別判断が必要な業務)
システムは決まったルールにより、正確に動作するものです。
ルールが定義できないと、システムによる自動処理ができず、システム化の恩恵を得ることはできません。
× 人の行動に対する課題
打刻忘れが多い、申請書が提出されないなど、人の行動による課題はシステム導入で改善できるように考えられがちですが、
残念ながら改善は見込めません。
手段を変更しても、打刻を忘れる人は忘れますし、申請書を出さない人は出しません。
業務の改善に向けた取り組みは、従業員に勤怠管理の必要性を理解いただくとともに、以下の順番でシステム化するのがポイントです。
(1)現状の方法で理想の業務プロセスに変更する
(2)面倒くさい業務のルールを明確にし作業化する
(3)定型化された作業をシステムに置き換える
この手順をなくしてシステムを導入しても、業務改善は見込めません。
システムを導入する前に、業務ルールは明確になっていますか？
