現在、数あるワークフローツールから製品を選ぶ際に、どういった基準で選べばいいのでしょうか。また、最近ではグループウェアや文書管理ツールなどの中にも、ワークフロー機能を備えたものもありますが、専用のワークフローツールとどういった違いがあるのでしょうか。

それにはまず、ワークフローツールのタイプを理解することが重要です。そもそもワークフローには、入力フォームの作成をWebインターフェースから行うものと、Excelなどのドキュメントファイルをそのまま利用するものがあります。それぞれの違いは次の通りです。

なるほど。まず、申請書や稟議書の入力フォームを作成する段階で、大きな違いができるわけですね。Web画面でレイアウトを組んだり、設定したりするよりは、もともとExcelファイルで作成してある稟議書がそのまま使える方が断然手間はかかりませんね。

また、Webインターフェースを利用するタイプには、ルート作成機能に制限があったり、起案のたびにユーザがルートを設定しなければならない製品もあります。グループウェアなどに付属のワークフロー機能は簡易的なルート作成のみを備えたものが一般的です。

一方、本格的なツールの場合、役職などの人事情報まで加味した複雑な承認ルートの作成が行えるほか、申請の差し戻し、ログ収集、検索といった機能も備えているのが特長です。ドキュメントファイルを利用するタイプも、こうした機能が充実したものがあります。分かりやすくまとめると、こういったタイプ分けになります。

なるほど。こうしてみると、「Excelファイルをそのまま利用してフォーム作成の手間をかけない」しかも「柔軟なルート作成が行える」という点が、ワークフローツール選びに重要なポイントですね！

ナルボの「ワークフローEX」も、ドキュメントファイルを利用するタイプのワークフローツール。既存のExcelファイルをそのまま使って、申請・稟議を回すことができます。申請・承認時に記入や捺印する際でも、Excelファイルを開いてそのまま入力できるので、特別なスキルは必要ありません。

フムフム。これは、もしかして…。

ワークフローツールでExcelファイルをそのまま使えるということは、そのメリットは稟議書の申請・承認だけに留まらないのでは？

その通りなんです！
Excelの書類による届出や回覧なども、この「ワークフローEX」を利用することで効率化を図ることができます。実際に導入企業で利用されている例としても、会議報告書の回覧や、出張旅費などの経費清算、仕入発注処理、グループ企業を含めた人事情報の更新といった多様な業務で活用されています。

「ワークフローEX」は、最終承認されたドキュメントの項目を部署単位/個人単位で集計することが可能です。交通費や物品購入費、売掛債権といった業務情報を集約し、CSV形式で出力して別システムで活用することができます。これにより、ユーザは稟議書や申請書に入力した情報を、別システムに二重入力する必要がなくなります。

稟議書や申請書の入力情報を部署単位/個人単位で集計できるのは、経営状況の分析にも役に立ちますね。これは、ワークフローツールとしてだけでなく、“BIツール”としての活用も期待できますね！

2011年の夏頃に「ワークフローEX」は新機能を搭載する予定でして、その機能が「メール承認」（メール連携）です。この機能は、メールに書類を添付して申請を行い、承認者はメールを返信しただけで承認が完了できます。