ご利用中のExcelの稟議文書をそのまま使えます。

慣れ親しんだ処理はそのままに、さらに使いやすいワークフローシステムを構築できます。

ワークフローEXは、Excel で作成した稟議文書をそのままワークフローにのせることができる、画期的なワークフローパッケージです。

いくら『紙』での稟議文書のやりとりが非効率的だとはいっても、これまで慣れ親しんできた処理を変更するには、教育にも時間がかかります。

ワークフローEXなら、今お使いの稟議文書の元となるExcelファイルをそのまま使って電子捺印によって申請・承認でき、これまでの『紙』での決裁フローを簡単にペーパーレス化(電子化)することができます。

Excelワークシートによる利点

稟議書

現在のリソースを活用

既存のExcelワークシートによる申請書をそのまま流用することが出来るため、移行がスムーズに行えます

Webベースのシステムと違い、わざわざ帳票を一からデザインする必要がありません。管理者は、ExcelやWordで作成した稟議書をテンプレートとしてサーバに登録し、決裁ルートを設定するだけでOK!

申請書の追加・変更が容易

WEBシステム等では、申請項目の修正にそれなりの工数を必要としますが、本システムの申請書はExcelワークシートなので、非常に簡単な作業となります。

Excelが持つ様々な機能もそのまま利用可能

Excelが持つ様々な機能もそのまま利用できます 。もちろん、印刷用の帳票を別途作成する必要もなく、そのまま利用できます。

抜群の使い勝手。誰でも使いこなせます。

ワークフローEXのユーザが使用する画面はメールソフトと同じような構造

ユーザが使用するメイン画面は、普段使っているメールソフトと同じような構造になっています。画面上で、電子化された書類のテンプレートを開くと、Excel画面が立ち上がります。必要事項を記入後に捺印し、申請ボタンを押せば完了!あらかじめ設定されている決裁ルートにのって、Excelの稟議書が申請され、自動で流れていきます。

各書類の状況をチェック

クライアントソフト上で、自分が関わっている稟議書の承認状態を確認することができます。誰のところで承認処理が停まっているかなどの状況を把握できます。申請した稟議書を稟議の途中で、決裁ルートを変更することも可能。

自動配信メール

稟議文書が次のユーザーに移る際、承認依頼メールや差し戻しメールを自動的に配信します。 申請した稟議文書が最終承認された際、受領完了メールを自動的に配信します。

ワークフローの進行をメールで配信

複雑な稟議ルートも簡単に設定できます。

分岐を伴う複雑な決裁ルートも、直観的な操作で簡単に設定できます。

決裁書

稟議書に記入された金額や単語を判別して、 決裁ルートを動的に変更することができます。

ワークフローEX は、稟議書に入力された金額を自動的に判断して、決裁ルートを自動的に変更することができます。申請者は、金額によって書類や承認者を選択するといった面倒な手間がかかりません。

承認者を柔軟に設定

「特定の個人」ではなく「部署」や「役職」単位で、承認者を設定できます。

業者間同士でも

業者間でのやりとりにワークフロー

稟議書がシステムに依存しないExcel・Wordだから、業者間でのやりとりにもご活用いただけます。稟議書と一緒に添付ファイルも付けられるので、電子化した関係資料や見積もり資料を添付するなど、業者と効率よく決裁フローを構築できます。

セキュリティも安心。~改ざん防止~

電子化したファイルは全て的確な暗号化を行っているので、万が一、盗み見られたとしても内容が流出する心配はありません。クライアント間の通信には、XML WEBサービスを採用。HTTPポート(ポート80番)のみを使って、通信が行われるためファイアウォールに新たなポートを空ける必要がありません。

必要に応じてhttpsで暗号化することもできるため、より安心できるセキュリティ対策ができます。

 

『紙』の稟議書だと、いつ誰がどの場所に修正や変更を加えたかが分からなくなります。ワークフローEX では、申請時、承認時の稟議書が全て電子化され保存されます。電子化した稟議書を適切な決裁ルートで、きちんと承認がなされているかをチェックできます。

稟議文章を手元にバックアップ

手元に稟議書をバックアップしておかないと不安、という方もいると思います。『ワークフローEX』なら、稟議書が電子化したExcel・Wordであるため、簡単に文章単体でバックアップしておくことができます。

紙での捺印を変えることなく電子化します。

はんこ
 

捺印署名

「捺印署名」は捺印イメージを提供しますが、ワークフローEXが印影を作成し、指定された位置へ自動で捺印するのが特徴です。(文書ファイルがExcelファイルの場合に有効です。)

スマートフォン対応! 外出先でも利用できます。

ワークフローEXは、タブレット端末やスマートフォンに対応し、どこからでもワークフロー業務が行えます。

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