紙ベースでの稟議文書のやりとり、電子化に踏み切ろうとしたとき、このような不安はありませんか？
慣れ親しんだ処理はそのままに、更に使いやすいワークフローシステムを構築できます。
『ワークフローEX』は、Excelで作成した稟議文書を、そのままワークフローにのせることができる画期的なワークフローシステムです。いくら『紙』での稟議文書のやりとりが非効率的だとはいっても、これまで慣れ親しんできた処理を変更するには、教育にも時間がかかります。
『ワークフローEX』なら、今お使いの稟議文書の元となるExcelファイルをそのまま使って電子捺印によって申請・承認でき、これまでの『紙』での決裁フローを簡単に電子化することができます！
管理者は、ExcelやWordで作成した稟議書をテンプレートとしてサーバに登録し、決裁ルートを設定するだけでOK！Webベースのシステムと違い、わざわざ帳票を一からデザインする必要がありません。
●ExcelやWordの機能を全て使用可能（マクロを埋め込んだExcelシートも利用可能）
●印刷用の帳票を別途作成する必要がない
誰でも使いこなせます。
ユーザが使用するメイン画面は、普段使っているメールソフトと同じような構造になっています。画面上で、電子化された書類のテンプレートを開くと、Excel画面が立ち上がります。必要事項を記入後に捺印し、申請ボタンを押せば完了！あらかじめ設定されている決裁ルートにのって、Excelの稟議書が申請され、自動で流れていきます。
●各書類の状況をチェックできる
クライアントソフト上で、自分が関わっている稟議書の承認状態を確認することができます。誰のところで承認処理が停まっているかなどの状況を把握できます。申請した稟議書を稟議の途中で、決裁ルートを変更することも可能。
●「承認依頼メール」や「差し戻しメール」が自動的に配信される
電子化した稟議書が次の承認者に移るときに、「承認依頼メール」や「差し戻しメール」が自動的に配信されます。稟議書が最終承認されると、「受領完了メール」が自動的に配信されます。申請後は、決裁ルートにのって自動的に稟議書が流れていくため、申請者は特別な操作をする必要がありません。
簡単に設定できます。
分岐を伴う複雑な決裁ルートも、直観的な操作で簡単に設定できます。
●稟議書に記入された金額や単語を判別して、決裁ルートを動的に変更することができる
『ワークフローEX』は、稟議書に入力された金額を自動的に判断して、決裁ルートを自動的に変更することができます。申請者は、金額によって書類や承認者を選択するといった面倒な手間がかかりません。
●承認者を柔軟に設定できる
「特定の個人」ではなく「部署」や「役職」単位で、承認者を設定できます。
●稟議書自体に電子捺印ができる
「特定の個人」ではなく「部署」や「役職」単位で、承認者を設定できます。
●業者間同士でもやりとりができる
稟議書がシステムに依存しないExcel・Wordだから、業者間でのやりとりにもご活用いただけます。稟議書と一緒に添付ファイルも付けられるので、電子化した関係資料や見積もり資料を添付するなど、業者と効率よく決裁フローを構築できます。
メンテナンス費用を削減します。
他のワークフローシステムを導入した企業様の不満の声が多いのが、「申請書のフォームを修正するたびにカスタマイズ費用がかかる・・・」というもの。
『ワークフローEX』は、ExcelやWordを申請書フォームとしているので、電子化した書類の一部の修正が必要になった場合でも簡単に手直しができます。
データの改ざんを防止します。
電子化した情報は全て的確な暗号化を行っているので、万が一、盗み見られたとしても内容が流出する心配はありません。クライアント間の通信には、XML WEBサービスを採用。HTTPポート（ポート80番）のみを使って、通信が行われるためファイアウォールに新たなポートを空ける必要がありません。既存のネットワークのセキュリティレベルに変更を加えることなく導入できます。
●回覧ごとに履歴ファイルが残る
『紙』の稟議書だと、いつ誰がどの場所に修正や変更を加えたかが分からなくなります。
『ワークフローEX』では、申請時、承認時の稟議書が全て電子化され保存されます。電子化した稟議書を適切な決裁ルートで、きちんと承認がなされているかをチェックできます。
●稟議文章を手元にバックアップしておける
手元に稟議書をバックアップしておかないと不安、という方もいると思います。『ワークフローEX』なら、稟議書が電子化したExcel・Wordであるため、簡単に文章単体でバックアップしておくことができます。
紙での捺印を変えることなく電子化します。
電子捺印は、紙に捺印するという行為をそのまま電子化したものです。パソコンで使える捺印とイメージしてください。
これまでの紙での捺印を変えることなく電子化する。それが電子捺印の特徴です。
●稟議書自体に電子捺印できる
・電子捺印ツールがExcelにアドオンされているため、稟議文書をそのものに電子捺印ができます。
●電子捺印ツール
・Excelのアドインツールにより電子捺印します。
・捺印時、Excelワークシートに保護をかけ、改ざんを防ぐことが可能です。
・捺印による承認履歴も確認することが可能です。
・「だれ」が「いつ」捺印したのかログを取ることで、内部統制への対応にもつながります。
低価格でのワークフロー運用を実現します。
ワークフローEXクラウド（ASP）サービスは、自社内に専用サーバーを設置できない、またはシステム管理担当者がいないためサーバーのメンテナンスが出来ないという中小企業を対象としたサービスです。
クラウドサービスをご利用いただくことで、サーバーの管理やメンテナンスに気を配ることなく手軽にワークフローEXをお使いいただけます。
●初期費用を抑えます。
クラウドサービスでは専用サーバーの設置を行わないため、初期費用を抑えた導入が可能です。
●導入後は月額３万円～ でワークフローEXをご利用いただけます。
まずはお気軽にお問い合わせください。
グループウェアと連携できます。
ワークフローEXは、施設予約、ドキュメント、ニュース、スケジュール、多くのオフィスで必要とされるパーツを備えたグループウェアと連携します。
オフィスの情報共有はそのアクセス権限が適切に提供されることで機能し、その操作はシンプルで直感的であることが望まれます。
クラウド・グループウェアの「OfficeView」はオフィスにおける情報の共有を簡単、かつ適切なアクセス権限でサポートします。
外出先でも利用できます。
ワークフローEXは、タブレット端末やスマートフォンに対応し、どこからでもワークフロー業務が行えます。
●Android（Chromeモバイル）
●iPhone（モバイルSafari）
