ドキュメント

ドキュメント管理がしやすい検索・抽出機能

ドキュメント管理パーツは、ドキュメント文書などのファイル)の共有検索をサポートします。例えば営業部における見積書や開発部における、仕様書、設計書などの文書ファイルの共有などに利用できます。

ドキュメント管理パーツの画面

ドキュメント管理パーツには、その操作モードとして「フォルダモード」と「検索モード」があります。

フォルダ(階層)モード

フォルダモードでは、既定の部署フォルダの配下に階層的なフォルダを作成してドキュメントを管理することができます。

配置先部署とフォルダを選択することで、必要なドキュメントを検索、参照することができます。また、ドキュメントの進行状態、配置先部署、ホスト(メンバ)によるフィルタリングをサポートします。

キーワード検索

ドキュメントの検索とモード指定

ドキュメントはキーワードによる検索が可能です。検索対象は、キーワードテキストと添付ファイル内テキストです。検索対象となる添付ファイル形式は、下記の通りです。

.txt / .csv / .xml / .html / .htm / .doc / .docx / .xlsx / .xls / .xlsx / .xlsm / .ppt / .pptx / .pptm / .pdf / .xps

関連ドキュメントの自動検索表示

ドキュメントのキーワード検索

ドキュメントに設定されたキーテキスト同士を関連ドキュメントとして自動検索し、リストアップします。リストアップされる関連ドキュメントを順次たどることができます。

ドキュメントの詳細内容や状態を一目で共有

ドキュメント一覧よりドキュメントを選択すると、選択したドキュメントの情報がすぐ下に表示されます。画面を切り替えることなくドキュメントの状態や詳細をすぐに確認できます。

ドキュメントの一覧と詳細を同時に確認できます

期限とその予告

ドキュメントは必要に応じて期限(日付)を設定できます。期限切れのドキュメントの検索や、その期限の表示を赤色(期限切れ)やオレンジ色(期限予告)で知らせます。(期限の予告(何日前)の指定はドキュメントタイプに設定します。)期限の予告内のドキュメントはトップページにもリストアップされ、期限が近付いていることを知らせます。

ドキュメント(文書)の期限設定

添付画像ファイルのプレビュー表示

添付画像(イメージ)ファイルのプレビュー

ドキュメントの添付ファイルが画像(イメージ)ファイルの場合は、その内容がプレビュー表示されます。プレビューの対象となるファイル形式は、下記の通りです。

.gif/ .jpg / .jpeg / .bmp / .png / .wmf

テキスト内URLのハイパーリンク表示

テキスト内URLのハイパーリンク表示

ドキュメントの説明テキストに含まれるURLは、抽出されリストアップされ、ハイパーリンクとして表示します。これにより対象ページの素早い参照をサポートします。

ドキュメント管理パーツを便利に活用

ドキュメント管理パーツでは、ドキュメントに対する様々な機能をサポートします。

ドキュメント管理パーツ

アンケート機能

ドキュメントのアンケート機能

ドキュメントに対するアンケートが簡単にできます。アンケートは{-/OK(◎)/NG(×)}の判定とコメントの入力が可能です。

ドキュメントの改版管理

キュメントの改版管理

それぞれのドキュメントの改版ドキュメントを登録、管理することができます。

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