［キーマンズネット］2005年6月1日掲載「Excelファイルを使った本当に使えるワークフローツール」

　もし、書類に修正が必要になった場合に、社内の人間が簡単に手直しできるのも、Excel書類をそのままワークフローに導入する魅力のひとつ。導入しやすく、メンテナンスもしやすいのがこのシステムの良さだ。

　クライアントソフト上では、自分が関わる申請書類の承認状態も一目でわかる。
 　レスポンスが良く、なじみやすいインターフェイスで、システム導入当初から高い稼働率が期待できる製品である。

　また、通信データはWS-Security仕様に基づいて暗号化され、申請書となるExcelファイルや添付ファイルなどは、別途ワークフロー EXサーバーから配布されるキーにより暗号化してやりとりされる。サーバーに書類をアップするためには必ずその書類に割り当てたキーが必要になるため、申請者本人・申請者以外がデータをワークフローシステムに流す事はできず、データの改ざんなども防止できる仕組みだ。

　ワークフロー EXは導入時に各クライアントパソコンに、クライアントソフトをインストールする。クライアントソフトでの作業はこの最初の1回のみだ。その後のクライアントへのアプリケーションの配布には、ノータッチデプロイメントを採用。2回目以降は、サーバー上のファイルを更新するだけで、自動的にクライアント環境がアップデートされる。管理者は、サーバーに最新ソフトを用意するだけと、メンテナンスも実に簡単だ。

　まず、申請者は出張報告書のテンプレートを開き、稟議文書を作成する。申請者が申請操作を行うと、稟議文書は管理者によってあらかじめ定義された役職の階層に沿い、自動的に申請者の上長を判断して、課長に申請書を回す。この際、課長には承認する文書がある旨、メールによって通知される。
　課長の承認を得た稟議文書は、自動的に上長を判断し、部長に回される。部長が承認し、稟議が完了すると、申請者に稟議書が承認されたという報告がメールで送られ、一連の決裁作業が終了する仕組みだ。

　申請者や承認者は、稟議文書が現在どこに進んでいるかを確認でき、必要があれば稟議の途中で稟議ルートを変更する事も可能だ。稟議ルートの設定には、同一ユーザーがいる場合のスキップ動作や、承認者が複数いた場合の承認方法の選択なども可能になっている。

　この場合、部内決裁パスと違い、最後の承認者の対象が個人ではなく、部署になっている。部署内の決裁では、各段階での操作対象を役職から選択していったが、この例のように、各段階での申請者・承認者を部署でも選択可能だ。この他に、「部署と役職」「特定の社員」から選択するといったこともできる。このように、承認者を柔軟に選択できるのも、本製品の特長である。

　差し戻しの機能ももちろんあり、差し戻しの可否の設定も可能になっている。

　本製品では、稟議書の設定された項目の値（金額や単語）により、稟議ルートを動的に変更することが可能になっている。

　例えば、購入するハード製品の価格が100万円未満の場合は
　　申請者→課長→会計課
というルートをとり、100万円以上の場合は
　　申請者→課長→総務課→会計課
という稟議ルートをとるというように、複雑な稟議ルートを動的に割り当てることができる。

　また、閲覧権限機能もあり、稟議ルートに設定されていないユーザーでも、例えば総務課に所属するユーザーは全ユーザーの休暇申請書を閲覧できる、ということも設定可能になっている。